Rencana Organisasi

TUGAS RANGKUMAN

MATERI BUSSINESS PLAN

BAB 4-BAB 5

Disusun Oleh:

Emi Fatmawati                          (10620047)

FAKULTAS EKONOMI - MANAJEMEN

UNIVERSITAS BOROBUDUR

JL. Raya Kalimalang No. 1

Jakarta Timur

2011

RANGKUMAN BAB 4

RENCANA ORGANISASI

Bagian pertama dari rencana bisnis berisi detail organisasi bisnis anda, di antaranya:

• Gambaran singkat bisnis
• Produk dan/atau jasa
• Rencana administrative

1.      RENCANA BISNIS

Mulailah dengan menyebut kapan dan mengapa perusahaan didirikan. Jelaskan sifat dan keunikan produk dan/atau jasa kita,dan tinjauan singkat sejarah perusahaan secara umum serta tujuan ke depan perusahaan kita. Setelah itu, kita bisa melengkapinya dengan membahas topik-topik berikut:

a.      Misi

Menyatakan misi perusahaan kita dengan jelas, mengapa perusahaan didirikan dan apa yang akan dicapai kelak.

b.      Model Bisnis

Model bisnis adalah metode berbisnis yang mana suatu perusahaan dapat memperoleh dan memeprtahankan pendapatnya. Menjelaskan mengapa perusahaan kita menjadi umik dalam industri terkait.

c.       Strategi

Strategi adalah rencana tindakan yang dirancang untuk mencapai tujuan khusus yang telah ditetapkan.

d.      Relasi Strategis

Relasi strategis umumnya adalah kontak resmi yang saling mengikat antara dua atau lebih organisasi.

e.       Analisa SWOT

SWOT adalah singkatan dari Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (kesempatan), dan Threats (ancaman). Analisa SWOT merupakan pengujian mendalam atas faktor-faktor kunci internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman) dari perusahaan kita.

2.      PRODUK ATAU JASA

Bagian ini menjelaskan tentang produk atau jasa kita.

a.         Jika Manufaktur dan/atau Distributor

·        Manufaktur

Gambarkan produk kita dan berikan deskripsi umum atas pengolahannya.

·        Distributor

Gambarkan produk-produk yang didistribusikan dan manufaktur pembuatannya.

·        Manufaktur dan Distributor

Jika kita mengantisipasi untuki mengimport bahan mentah (raw material) atau produk jadi (finished product) untuk didistribusikan di dalam negeri dan/atau ke manca negara, perluas rencana bisnis hingga mencakup informasi global.

b.         Jika Peritel (retailer)

Gambarkan jenis utama (atau kategori) produk yang kita jual. Gambarkan proses pemilihan produk dan alasan kita memilih pemasok atau vendor tertentu.

Antara peritel (toko) atau toko online, yang manakah kita? Apakah kita menjual melalui tko ataukah melalui toko online (e-tailer)? Perbedaan mendasar antara toko fisik dan toko online adalah cara mengatur persediaan.

Meskipun toko fisik sering menjual barang melalui internet, namun mereka selalu menyediakan seluruh produk agar segera dapat memenuhi pesanan. Peritel yang menjual via internet hanya menyediakan produk yang laris dan system konsinyasinya titip jual.

c.         Jika Menyediakan Jasa

Sebutkan jasa yang diberikan, mengapa kita dapat menyediakannya, siapa yang dapat melakukannya, dan dimana jasa itu akan dilakukan.

d.         Pada Semua Kasus

Kita perlu mengetahui apakah kita akan menjual produk dan/atau jasa yang sama secara online maupun offline ataukah hanya membatasi penjualan barang-barang tertentu disitus Web. Antisipasilah bidang yang berpotensi menimbulkan masalah dan susunlah rencana tindakan.

3.      RENCANA ADMINISTRASI

Bagian ini dari Rencana Organisasi akan menunjukkan bagaimana bisnis kita teratur secara administrasi, seklaigus membantu men-setup bisnis kita agar berfungsi secara efisien dan efektif biaya.

a.      Lokasi

Berikan alasan memilih lokasi itu, susunlah daftar lokasi alternative dan alasannya. Sebaiknya masukkan pula gambar, tata letak, atau peta lokasinya dalam bagian Dokumen Pendukung.

b.      Badan Hukum

Gambarkan mengenai badan hokum yang dipilih dan berikan alasannya.

1)      Kepemilikan Tunggal (sole proprietor)

Berikan tinjauan singkat tentang pengalaman dan kemampuan kita. Evaluasi kekuatan dan kelemahan kita, dan nyatakan rencana untuk mendapatkan bantuan pada bidang yang dibutuhkan.

2)      Kemitraan (partnership)

Jelaskan alasan memilih para mitra itu, apa yang mereka berikan pada perusahaan dan bagaimana kemampuan mereka dapat saling melengkapi.

      Masukkan salinan perjanjian kemitraan dalam Dokumen Pendukung serta jelaskan alasan-alasan di balik ketentuan perjanjian.

3)      Korporasi (corporation)

Uraikan struktur kepemilikannya, masalah informasi tentang pemilik atau direksi. Siapa mereka, apa keahliannnya, mengapa dipilih, dan apa keuntungannya bagi perusahaan. Masukkan salinan perjanjiannya dalam dokumen pendukung.

c.       Manajemen dan Karyawan

Kebutuhan manajemen dan karyawan akan ditentukan oleh kecakapan pemilik bisnis dan permintaan pasar. Proyeksikan tujuan perusahaan untuki tumbuh dan buatlah rencana untuk perubahan yang mungkin akan diperlukan dalam manajemen dan kepegawaian.

1)      Manajemen

Salah satu pertanyaan utama investor adalah, “Mengapa kami perlu mempercayakan uang kami pada manajemen anda?”. Investasi bisnis model baru adalah perusahaan dengan bauran yang layak antara visi wirausaha dan tim manajemen yang berpengalaman.

Putuskan tentang kompensasi bagi para manajer: gaji, fasilitas, bonus, waktu cuti/libur, atau hak beli saham (stock purchase plan)

2)      Karyawan

Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan agar perusahaan dapat beroperasi dengan efisien? Pada posisi apa mereka diperlukan? Kapan akan disewa? Apa kualifikasinya? Berapa jam mereka akan bekerja? Berapa gaji dan fasilitas yang akan diberikan?

        Bagian ini untuk mendata karyawan yang ada beserta gajinya, lalu rencanakan penerimaan karyawan baru. Untuk itu daftarlah jenis karyawan, kualifikasi yang dibutuhkan, gaji, dan fasilitas, serta kapan penerimaan itu akan dilakukan. Ini akan menghasilkan asumsi keuangan (financial assumption) untuk merencanakan arus kas (cash flow) kita.

d.      Akuntansi dan Hukum

1)      Akuntansi

Gambarkan bagian keuangan kita. System akuntansi apa yang digunakan dan mengapa system itu dipilih.

        Sangat penting menunjukkan bahwa bukan hanya akuntansi yang kita urus, tetapi juga laporan keuangan sebagai sarana pengambilan keputusan. Setelah membaca bagian ini, pemberi pinjaman atau investor harus yakin akan kemampuan kita dalam memelihara dan menafsirkan catatan keuangan.

2)      Hukum

Murphy’s Law pasti akan berlaku pada bagian ini. Justru di saat berpikir bahwa kita tidak perlu bantuan hokum, kita justru memerlukannya.

Sebelum perusahaan berada dalam posisi membutuhkan pengacara, lakukan due diligence dan hubungkanlah dengan lembaga hokum. Dan pastikan bahwa biayanya telah dimasukkan dalam asumsi keuangan.

e.       Asuransi

Asuransi penting dipertimbangkan pada setiap bisnis. Tujuan asuransi adalah untuk melindungi perusahaan terhadap klaim umum dan resiko serius.

f.        Keamanan

Sepertiga penyebab kegagalan usaha kecil adalah ketidakjujuran. Keamanan bukan hanya meliputi pencurian yang dilakukan karyawan dan/atau pelanggan atas pasokan kantor, peralatan, dan persediaan, tetapi juga pencurian informasi.

            Antisipasilah bidang-bidang masalah bisnis, identifikasi tindakan pengamanannya.

g.      Kekayaan Intelektual

Meliputi desain, produk, temuan, dan ide-ide kita yang dapat dilindungi dengan hokum kekayaan intelektual, yang mencakup merk dagang (trademark), hak paten (patent), dan hak cipta (copyright)

1)      Hak Paten

Adalah suatu hak eksklusif si penemu untuk membuat, menggunakan atau menjual suatu temuan selama jangka waktu tertentu.

2)      Merek Dagang

Merek dagang dengan jelas menunjukkan keaslian atau kepemilikan atas barang dagangan. Logo, lencana, atau nama domain yang khusus juga dapat dilindungi dengan merek dagang.

3)      Hak Cipta

Untuk karya berupa karangan asli yang tetap dalam suatu media ekspresi, seperti karya musik dan drama, gambar, grafis, karya seni ukir, rekaman, dan karya arsitektur.

***

RINGKASAN BAB 5

RENCANA PEMASARAN

Bagian pemasaran mendefinisikan semua komponen strategi pemasaran kita. Saat menulis bab ini, kita harus memaparkan analisa pasar, penjualan, iklan, dan kampanye humas (hubungan masyarakat) secara rinci.

            Rencana pemasaran harus memuat bagian-bagian utama berikut:

• Analisa pasar (pasar sasaran, persaingan, tren industri)
• Strategi penjualan (online dan offline)
• Periklanan (tradisional dan web)
• Humas
• Pelayanan pelanggan

GAMBARAN SINGKAT DAN TUJUAN STRATEGI PEMASARAN

a.      Definisi Strategi Pemasaran

Adalah memadukan kegiatan-kegiatan yang menyangkut penjualan (sales), pemasaran (marketing), periklanan (advertising), humas (public relation), dan networking. Keseluruhan strategi ini mengandung suatu maksud tertentu, menawarkan manfaat khusus dan saling mengisi dengan komponen lainnya guna memperluas citra (image), memperkuat merek (brand), dan meyakinkan keunikan perusahaan.

     Komponen strategi pemasaran tradisional (offline) dan media baru (online) harus sesuai satu dengan yang lainnya. Komponen-komponen ini meliputi promosi jasa dan produk, penentuan harga atau struktur harga, menciptakan rencana iklan, humas dan kampanye relasi, serta daftar pertimbangan multimedia.

     Bab ini bertujuan memberikan garis besar dasar-dasar pemasaran untuk menyusun rencana pemasaran.

b.      Tujuan Strategi Pemasaran

Rencana pemasaran yang terbaik adalah yang berorientasi hasil (result oriented), rencana dimana tujuannya terdefinisi secara spesifik, realistis, dan dapat diukur dengan parameter waktu. Setiap tujuan harus dijelaskan secara spesifik, yaitu arti tujuan itu bagi perusahaan.

     Ada lima pertanyaan yang harus dijawab guna mengidentifikasi tujuan pemasaran:

·         Siapa pelanggan kita? Siapa pesaing kita?

·         Apa yang hendak di jual? Berapa kuantitas dan harga produknya?

·         Di mana letak pasar sasarannya? Dimana pasar sasaran itu bisa dicapai?

·         Kapan pelanggan paling sering membeli? Kapan musim sibuk?

·         Bagaimana menjangkau pelanggan (toko, kantor, web, catalog)?

Kemestian-Kemestian Pemasaran:

·         Menjual secara selektif

·         Kenali relung kita

·         Ciptakan pitch (atribut produk/jasa) kita

·         Harga untuk laba

ANALISA PASAR

a.      Mengidentifikasi Pasar Sasaran

1.      Demografi

Merujuk pada data statistic penduduk, termasuk pendapatan, rata-rata umur dan pendidikan.

2.      Psikografi

Demografi dalam menentukan perilaku dan selera segmen tertentu suatu populasi. Psikografi mengkaji gaya hidup.

3.      Pasar Relung

Pemasaran relung yang sukses memfokuskan pada segmen kecil dari pasar total. Ini merupakan strategi yang baik bagi bisnis kecil untuk mencapai posisi kepemimpinan pasar.

b.      Riset Persaingan Kita

Dalam meneliti para pesaing, periksa kesehatan umum bisnis itu, cara pendekatan pemasarannya, dan informasi finansialnya. Selidiki pula situs web mereka, harga produk dan jasa mereka, serta lihatlah siapa para pengiklan mereka.

c.       Menilai Tren Pasar

1.      Tren Industri

Mempengaruhi semua bisnis dalam segmennya. Tren ini merupakan tren utama.

2.      Tren Pasar Sasaran

Tren ini dipengaruhi oleh demografi, seperti menuanya penduduk dan ledakan penduduk, atau oleh perubahan kultur dan sosial di luar wilayah demografi.

d.      Melakukan Riset Pasar

Riset pasar dapat mencegah pengambilan keputusan yang keliru. Metode riset diantaranya:

1.      Kuesioner

Dapat dilakukan dengan survey kertas atau online. Kuesioner lebih berpeluang dijawab jika ada insentif (imbalan)

2.      Grup Fokus

Menyumbangkan lebih banyak pemahaman mengenai pilihan dan proses pemikiran konsumen ketimbang kuesioner.

3.      Survei

Survey lebih singkat disbanding kuesioner, dengan jaminan rahasia dan janji untuk tidak menjual atau menyalurkan lagi informasi si responden kepada pihak lain, seringkali dapat diperoleh informasi yang konstruktif dengan cepat.

           Selain memperhatikan metode riset,kita juga harus memperhatikan analisa basis data. Semua informasi disimpan dalam database. Data tersebut akan digunakan untuk mengidentifikasi tren penjualan, pemasaran, produksi, dan financial perusahaan kita.

ISI STRATEGI PEMASARAN

Pada bagian ini, terjadi pergeseran isi dari deskriptif menjadi sangat rinci. Kita akan menggambarkan strategi penjualan, dan juga merinci apa yang akan diproduksi serta kampanye yang akan disusun.

a.      Deskripsi Umum

Bagian ini memperkenalkan bagian-bagian berikutnya dan memberikan suatu sinopsis singkat. Bagian ini mencakup:

1)      Alokasi Usaha

2)      Komponen-komponen yang akan menghasilkan persentase terbesar dari bisnis baru.

b.      Metode Penjualan dan Distribusi

-          Toko atau kantor fisik

-          Katalog

-          Situs Web

c.       Kemasan

Bila kita bukan perancang yang baik,carilah bantuan pihak lain yang sudah ahli. Karena kemasan sangat mempengaruhi keputusan konsumen untuk membeli.

d.      Kebijakan Harga

Rencana pemasaran harus memperhatikan kebijakan harga dan bagaimana harga dapat disesuaikan.

1)      Strategi Harga

Terdapat titik harga yang tepat bagi produk atau jasa kita antara jarak price floor dan price ceiling. Strategi harga dapat diuji melalui group fokus dan survei.

2)      Posisi Persaingan

Apakah harga produk/jasa kita harus lebih tinggi, lebih rendah ataukah sama dengan pesaing? Kita harus peka terhadap setiap penawaran ‘nilai tambah’ dan promosi khusus dari pesaing lain, seperti insentif penjualan, menjauhkan pelanggan dari produk kita serta mendekat ke mereka. Respon yang cepat dan terformulasi pada tawaran khusus pesaing akan sangat menentukan.

e.       Branding

Brand (merek) menegaskan dan memfokuskan citra perusahaan. Pemberian brand menekankan perlunya membangun hubungan emosional antara produk dan pembeli.

f.       Basis Data Pemasaran

Analisa basis data (database analysis) memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kampanye pemasarannya.

g.      Strategi Penjualan

Bagian ini berisi garis besar penggunaan materi penjualan online dan offline dalam mencapai pasar sasaran.

1)      Penjualan Langsung (Direct Sales)

Pendektan penjualan langsung harus memadukan kontak offline dengan calon pelanggan dan penjualan online melalui situs web.

·         Penjualan Offline

Memerlukan materi yang dapat dikirimkan ke calon pelanggan dan dibawa wiraniaga untuk presentasi seperti pamphlet, brosur, selebaran, kartu bisnis, katalog dan sebagainya.

·         Penjualan Online

Adalah situs web yang merangkap sebagai alat pemasaran. Selain menciptakan desain situs web yang menarik dan dapat menonjolkan perusahaan dan produk/jasa, langkah awal penting lain dalam strategi pemasaran online ialah mendaftar ke mesin pencari (search engine). Produk kita sangat mungkin tidak akan ditemukan pasar sasaran tanpa bantuan mesin pencari, kecuali brand itu sudah terkenal.

2)      Direct Mail

Direct mail (surat langsung) memakan biaya yang cukup banyak, tergantung pada harga perangko dan kertas. Direct mail yang ditimpali dengan tawaran insentif akan lebih efektif.

3)      Pemasaran E-Mail

Dibanding direct mail, pemasaran melalui e-mail jauh lebih murah. Menurut para pakar, pemasaran melalui email telah mengalahkan direct mail. Korespondensi email lebih berpeluang dibaca ketimbang direct mail. 

4)      Pemasaran Afiliasi

Pemasaran afiliasi (affiliate marketing) menggunakan jasa siapa saja melalui suatu jenis struktur komisi atas penjualan atau kunjungan ke situs web.

5)      Pemasaran Timbal Balik

Keadaan dimana suatu perusahaan menawarkan diskon kepada pelanggan atas barang perusahaan lain, baik di toko maupun di situs webnya.

6)      Pemasaran Viral

Jika suatu perusahaan menawarkan sesuatu yang dianggap sangat menggugah minat sehingga pelanggan menyebarkan kata itu atas kehendak mereka sendiri. Pemasaran viral dengan kata dari mulut ke mulut akan sangat efektif, tapi dampaknya akan jauh lebih besar bila menggunakan pemasaran viral melalui web.

h.      Insentif Penjualan / Promosi

Insentif penjualan dapat ditawarkan di toko dan kantor, melalui direct mail, dan melalui situs web. Pertimbangan yang paling utama ialah bahwa insentif penjualan harus langsung berkaitan dengan perusahaan, agar pelanggan mengingat bisnis maupun tawaran promosi kita.

i.        Strategi Periklanan

Iklan kemungkinan besar menjadi investasi yang paling mahal dalam suatu strategi pemasaran. Dalam sebuah iklan, garis, foto, tata letak, teks, dan desainnya harus benar-benar professional agar berdampak positif, baik dalam periklanan online maupun offline. Di antara media peiklanan:

-          Periklanan tradisional

·         Televisi (network dan cable)

·         Radio

·         Cetakan

·         Periklanan ekstrem

-          Periklanan web / media baru

·         Iklan banner

·         Periklanan PDA

·         Portal/vortal

·         Televisi Interaktif

-          Sponsor jangka panjang

Baik online maupun offline, pensponsoran jangka panjang dapat membangun hubungan yang kuat antara suatu bisnis atau organisasi dengan pasar langsungnya.

j.        Humas

Perbedaan utama antara iklan dan humas adalah (public relation) adalah kita harus membayar untuk ruang iklan, sedangkan liputan pers dari usaha humas gratis. Usaha humas untuk membangun kepercayaan di pasar adalah cara yang lebih bijaksana ketimbang periklanan langsung (direct advertising)

-          Kehadiran online

Group ngobrol, group komunitas atau klub, dan papan pesan menawarkan insentif agar orang lebih sering kembali ke situs web itu.

-          Even-even (online dan offline)

Grand opening, perayaan ulang tahun, kunjungan selebriti, dan even kreatif lainnya mengandung makna ganda. Jika dimanfaatkan dengan baik hal itu akan memperkuat hubungan kita dengan pelanggan serta dapat menarik bisnis baru.

-          Publikasikan usaha-usaha kita

Carilah peluang untuk liputan pers tentang pekerjaan dan prestasi kita.

-          Rilis berita

Rilis berita yang sederhana dan disertai foto dapat menjangkau lebih luas disbanding iklan, jika media memuatnya. Rilis berita bisa dikirim melalui berita mingguan berkala, surat kabar harian, jasa-jasa kabel, majalah, radio, maupun televisi.

k.      Networking

Networking adalah suatu system pendukungan dengan saling bertukar informasi dan jasa di kalangan individu dan kelompok yang memiliki kepentingan bersama. Networking akan terus menjaga agar kita tetap berhubungan dengan dunia luar, membantu menjauhi keterasingan dan stagnasi, serta membangun kontak bisnis kita untuk rencana-rencana sekarang dan yang akan datang.

Networking adalah jalan dua arah, suatu pertukaran informasi.

1)      Komunitas bisnis

Organisasi-organisasi perusahaan kecil membuka peluang untuk bergabung agar pengaruhnya lebih besar. Akan menyenangkan bila mengetahui bahwa para pemilik bisnis lainnya turut memperhatikan dan membantu kita.

2)      Kelompok sesama profesi

Asosiasi-asosiasi professional adalah mata rantai penghubung kita dengan para pemimpin/pemilik, anggota, calon pelanggan/klien, para penjual terkemuka, dan sumber-sumber informasi bisnis umum.

3)      Komunitas

Organisasi-organisasi kemasyarakatan memberi kita peluang untuk turut aktif dalam kelompok-kelompok jasa komunitas local. Biarkan keahlian khusus kita diketahui umum dan tegaskan bidang keahlian kita agar rujukan ditujukan kepada kita.

4)      Dunia bebas

Kita bisa bekerja lebih baik dalam melayani pasar mana saja yang kita pilih jika kita berhubungan dengan dunia luar.

           Begitu menyadari bahwa bisnis kita berpotensi melampaui batas-batas negara, adakan hubungan dalam komunitas global. Carilah organisasi internasional yang akan memberi dukungan maupun pengakuan.

5)      Komitmen

Tingkat keterlibatan kita dalam organisasi manapun harus mencerminkan pentingnya organisasi atau asosiasi itu bagi suksesnya bisnis kita. Luangkan waktu agar kecakapan kita terlihat. Bakat kita akan nampak dalam grup itu jika kita membaginya dengan mereka dan membantu asosiasi itu mencapai tujuannya.

PELAYANAN PELANGGAN

Harapan pelanggan atas pelayanan bermutu tinggi harus dipenuhi jika kita ingin memeprtahankan pelanggan. Karena itu suatu bisnis perlu mengidentifikasi rencana untuk memenuhi kebutuhan ini.

a.      Gambaran tentang kegiatan pelayanan pelanggan

Jelaskan gambaran pelayanan yang akan diberikan. Pertimbangkan pula pelayanan tambahan seperti call center untuk melayani pelanggan 24 jam.

b.      Hasil yang diharapkan dari mencapai keunggulan

Suatu bisnis akan memperoleh manfaat langsung dengan membangun basis pelanggan yang setia.

MENERAPKAN STRATEGI PEMASARAN

a.      Tanggung Jawab dari Dalam Perusahaan

Kita dan tim kita bertanggung jawab menjaga agar rencana pemasaran berjalan di dalam kerangka bisnis.

b.      Fungsi dari Luar Perusahaan

-          Perusahaan periklanan, humas dan perusahaan pemasaran

-          Jejaring periklanan

MENILAI KEEFEKTIFAN PEMASARAN

Penilaian mengenai efektifnya rencana pemasaran memberi informasi manajemen yang diperlukan untuk mengarahkan usaha di waktu mendatang dan menginvestasikan dana pemasaran dengan bijaksana.

***